Hukuk Büroları için KVKK Uyum Rehberi

Avukatlık mesleği, doğası gereği çok sayıda kişisel veriyle iç içedir. Müvekkil bilgileri, dava dosyaları, karşı taraf verileri, tanık ifadeleri, sağlık raporları, banka kayıtları gibi veriler günlük faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu durum, hukuk bürolarını hem veri sorumlusu hem de bazı durumlarda veri işleyen konumuna sokar. Dolayısıyla KVKK’ya uyum, hukuk büroları için yalnızca yasal bir zorunluluk değil, meslek etiği gereğidir.

1. Veri Sorumlusu Olarak Avukatlık Bürosu

Hukuk büroları, müvekkilinden doğrudan veri toplayan, bu verileri işleyen, arşivleyen ve gerektiğinde paylaşan yapılar olduğundan dolayı veri sorumlusudur. Bu durumda:

• VERBİS kaydı yükümlülüğü varsa yerine getirilmelidir.

• Aydınlatma metinleri hazırlanmalı, vekalet öncesinde kişilere sunulmalıdır.

• Fiziki ve dijital güvenlik tedbirleri alınmalıdır.

  
  

2. Bünyedeki Çalışan ve Stajyerlerin Verileri

Avukatlık bürosunda çalışan sekreter, yardımcı personel, stajyer gibi kişilerin de kişisel verileri işlenir. Bu nedenle:

• İş sözleşmelerinde aydınlatma ve açık rıza metinleri yer almalıdır.

• Özlük dosyaları kilitli dolapta tutulmalı, yalnızca yetkililerin erişimine açık olmalıdır.

• Çalışanlara KVKK eğitimi verilmelidir.

  
  

3. Dava Dosyası Verilerinin İşlenmesi

Bir dava dosyasındaki bilgi, sadece müvekkilin değil; karşı taraf, tanık, bilirkişi gibi kişilere ait de olabilir. Dolayısıyla avukat, bu verileri yalnızca ilgili hukuki amaçla ve yetkili mercilere sunmakla yükümlüdür.

• Dava dosyasını sosyal medya ya da internet sitesinde paylaşmak açık ihlaldir.

• Mahkeme evrakının üçüncü kişilere gönderilmesi, verilerin yayılması anlamına gelir.

• İlgili kişilerin talepleri üzerine verinin imhası değil, yasal saklama süresi kadar muhafazası gerekir.

  
  

4. Fiziki Ofis ve Dijital Sistemlerde Güvenlik Önlemleri

Veri güvenliği sadece “dosya kilitlemek” değil, sistematik bir koruma ağı gerektirir:

Fiziki:

• Ziyaretçi defteri hazırlanmalı ve aydınlatma metni yanında olmalıdır.

• Kamera varsa aydınlatma yapılmalı, kayıtlar sınırlı süre saklanmalıdır.

Dijital:

• Bilgisayarlara şifreli giriş ve antivirüs yazılımı kullanılmalıdır.

• Bulut sistemleri yerine baroya kayıtlı sistemler tercih edilmelidir.

• WhatsApp ve e-posta ile evrak paylaşımı mümkün olduğunca şifreli veya gizlilik politikası içeren şekilde yapılmalıdır.

  
  

5. Örnek Belgeler ve Hazır Şablonlar

Her hukuk bürosunda bulunması gereken belgeler:

• Müvekkil aydınlatma metni

• Personel açık rıza ve aydınlatma metni

• İmha politikası

• Acil durum veri ihlali bildirimi akış şeması

• VERBİS politika belgesi (gerekliyse)

Hukuk büroları, mesleğin gizlilik yükümlülüğünü KVKK ile tamamlamak zorundadır. Müvekkilin verdiği bilgiye gösterilen hassasiyet, ancak verinin sistemli bir şekilde korunmasıyla anlam kazanır. KVKK’ya uyum, artık sadece büyük firmaların değil; bireysel çalışan her avukatın da sorumluluğudur. Bu süreç, yalnızca ceza riskini azaltmaz; aynı zamanda mesleki itibarı güçlendirir.

Bu yazı, hukuk bilimine katkı sağlamak maksadıyla kaleme alınmıştır.

Her somut olay, kendi özelinde ve koşulları çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Bu yazı, herhangi bir kişi veya kuruma yönelik hukuki görüş teşkil etmemekte olup, sadece yüklendiği tarih itibarıyla yazarın mevzuata ve içtihata dair yorumunu göstermektedir. Yazar, okuyucuyla ilgili kendisine danışılmadığı sürece hiçbir sorumluluk kabul etmemektedir. Kanunlar, yönetmelikler ve uygulamalar zaman içerisinde değişir; çünkü hukuk ve muhakeme, insanlar yaşadıkça evrilmeye mahkumdur. Adil yargılanma ve kanunlara uygun bir muhakeme olduğu sürece, mevzuatın değişmesi sizleri endişelendirmesin.

Hukuki metinler, kanaatler ve yorumlar birer anlık fotoğraf gibidir; yalnızca çekildikleri zamanın gerçekliğini yansıtırlar. Bu nedenle, bu yazıda yer alan değerlendirmelerin ileride yürürlüğe girecek yeni düzenlemelerle geçerliliğini yitirmesi mümkündür.

Bu yazının içeriği, bir avukat-müvekkil ilişkisi doğurmaz ve yazıdan kaynaklı olarak doğabilecek herhangi bir zarardan dolayı sorumluluk kabul edilmez.

Mevzuat ve içtihat dışında, yazının tüm fikri hakları saklıdır. Kaynak gösterilmeden alıntılanamaz; izinsiz şekilde kopyalanamaz veya herhangi bir mecra ya da platformda yayınlanamaz. Türkiye Barolar Birliği ile Adana Barosu’nun hakları saklıdır.

Hukukun ışığıyla yürümek isteyen herkese açık, samimi ve dürüst bir tartışma zemini sunmak dileğiyle…

Tüm hakları saklıdır, www.oguzgurlek.com